Trello :: Organiser tes projets

[Outils pour t’organiser #3]

Outils numériques 3/4

Trello :: Organiser tes projets

Cet article fait partie d’une série de huit articles concernant les outils que j’utilise pour m’organiser. Pour retrouver la liste de tous les articles, clique ici.

Trello - Organiser - Décision - Rêve - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

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Trello :: Organiser tes projets

J’ai installé Trello sur mon ordinateur. Une application pour smartphone existe aussi.

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Pour le coup, celui-ci est un véritable logiciel pour s’organiser.

Trello permet de savoir l’avancement de tes projets et de suivre tes objectifs.

Tu peux suivre plusieurs projets à la fois.

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Pour t’expliquer son fonctionnement, je vais me baser sur l’utilisation que j’en fais.

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Présentation de Trello

Tout d’abord, tu crées un ou plusieurs tableaux (ex : un tableau « perso » et un tableau « pro »). Ils peuvent correspondre à un projet, un domaine spécifique, un thème, une catégorie, un client, une activité, etc.

Pour chaque tableau, tu établis des listes (ex : choses à faire, choses faites). Elles servent à connaître l’évolution de tes actions, à classer tes cartes.

Puis, tu établis des cartes qui se déplaceront d’une liste à l’autre (ex : je déplacerai ma carte « Écrire un article », qui était dans la liste « Choses à faire », dans la liste « Choses faites » dès qu’il sera rédigé.). Elles correspondent à des actions, au nom de tes clients, etc.

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Tu peux aussi constituer des « checklists » à cocher, que tu pourras incorporer dans une carte pour savoir qu’elles sont les tâches sur cette carte qu’il te reste à faire. Je t’en reparle plus loin.

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Paramétrage de Trello

Trello permet de gérer plusieurs projets à la fois.

Chaque projet correspond à un tableau.

J’ai créé plusieurs tableaux pour des utilisations différentes.

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Je t’en présente trois pour te présenter les possibilités offertes par Trello.

Les trois tableaux sont les suivants :

a) À ne pas oublier = choses à faire ou à se souvenir

b) To Do @ = liste des choses à faire sur internet

c) Se Réaliser Au Féminin = mes articles de blog

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Utilisation des tableaux de Trello

Voyons plus en détail l’usage et l’exploitation de ces 3 tableaux.

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a) À ne pas oublier

Ce tableau contient quatre listes :

  • Choses à faire
  • Choses faites
  • Choses pour lesquelles j’attends un retour
  • Idées pour plus tard

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En ce moment, c’est encore un peu un fourre-tout.

C’est mon premier tableau. C’est avec lui que j’ai appris à utiliser Trello.

C’est d’ailleurs l’utilisation la plus courante de ce logiciel : liste de choses à faire et de choses faites.

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Je suis en train de l’épurer en transférant les cartes vers des tableaux plus appropriés.

Comme les deux que je présente ci-dessous.

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b) Liste des choses à faire sur internet

Je me suis aperçue que dans ma liste des choses à faire, j’en avais beaucoup qui se faisaient sur internet.

Du coup, j’ai créé un tableau dédié à tout ce que j’ai à faire sur internet.

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J’ai établi six listes.

Trois types d’actions avec une liste « à faire » et « faites » pour chacune :

  • Actions quotidiennes :
    • Mail personnel
    • Mail professionnel
    • Messages sur un site de vente en ligne
    • Commandes client
    • etc.
  • Actions à faire 2 fois par mois :
    • Mise à jour du blog
    • Boite mail « pub »
    • etc.
  • Actions à faire une fois par mois :
    • Déclaration administrative
    • Programmer Citations
    • etc.

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c) Se Réaliser Au Féminin

Ce tableau m’a permis de m’organiser pour suivre l’avancement de mes articles. Avant, c’était plutôt géré « à l’arrache ».

Trello a simplifié mon organisation professionnelle.

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J’ai une liste pour :

  • mes idées d’article
  • mes brouillons d’articles non publiés
  • mes articles publiés sur mon blog
  • mes checklists

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Fonctionnalités utiles de Trello

J’utilise les fonctionnalités suivantes principalement pour mon tableau de gestion de publication des articles.

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Date limite

Pour noter la date à laquelle je souhaite publier mon article.

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Pièce jointe

Pour ouvrir mon article, si j’ai déjà commencé un brouillon sous word.

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Étiquette

Pour classer mes articles : « long », « outils organisation », « inspiration », « défi », « mail », etc.

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Description

J’y note mes premières idées lors de la création de la fiche.

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Checklist

J’en ai quatre :

  • WORD = À faire pour finaliser mon article sous Word : création des visuels, correction orthographique, etc.
  • WLW = À faire pour finaliser mon article sous Windows Live Writer : référencement des images, mise en forme, etc.
  • WP = À faire pour finaliser mon article sous WordPress : optimiser le SEO, vérifier l’ouverture des liens, mettre une image en avant, etc.
  • Après la publication = À faire après la publication de mon article sur mon blog : partager sur les réseaux sociaux, déplacer la carte sur Trello, etc.

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Calendrier

Disponible en haut à droite du tableau, cette fonctionnalité est précieuse. Elle me permet de visualiser mon planning éditorial.

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Par exemple, la photo ci-dessous montre mon planning pour le mois de mars.

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Trello propose de nombreuses fonctionnalités, des « Power-ups », que tu actives seulement en cas de besoin.

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Piège à éviter : Créer un seul tableau

Attention à ne pas tout mettre dans le même tableau.

Tu peux déjà séparer le personnel et le professionnel.

Je te conseille de créer plusieurs tableaux avec une catégorie différente pour chaque.

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Ne fais pas la même erreur que moi en mélangeant toutes tes activités professionnelles.

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J’avais mélangé dans une seule liste « à faire » :

  • Mes articles
  • Mes formations
  • Mon coaching
  • Mon administratif pro

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C’était vite devenu le bazar complet.

Maintenant, j’ai un tableau pour chaque domaine.

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Si tu as besoin d’aide pour t’organiser, contacte-moi en remplissant ce formulaire. Je te répondrai personnellement par mail, avec plaisir.

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Points positifs et négatifs de Trello

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Trello a révolutionné mon organisation.

J’ai tout ce que je dois faire au même endroit.

En plus, il est visuel et facile d’utilisation.

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Le seul point négatif, c’est qu’il peut vite devenir confus et ingérable car trop chargé de listes et de cartes. Mais facilement contournable en respectant les consignes du chapitre précédent.

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Pour aller plus loin…

Être bien organisée et savoir ce que tu as à faire, ne permet pas d’éviter une baisse de motivation.

Alors, si tu as besoin d’un petit coup de boost, je t’invite à lire cet article. Tu y découvriras mes 7 conseils pour retrouver ta motivation et ne plus la perdre.

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Je te mets le lien aussi vers mon top 10 des citations de motivation. C’est toujours agréable et inspirant à regarder.

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Et toi ? Veux-tu te servir du logiciel en ligne TRELLO ?

Qu’est-ce qui te plaît dans ce logiciel ?

Si tu le connais déjà, comment l’utilises-tu ?

Partage ton avis et tes astuces, dans les commentaires ci-dessous, avec les lectrices du blog Se Réaliser Au Féminin.

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Crédits photographiques : Aurélia T.

Si tu penses que cet article pourrait être utile à quelqu’un, merci de le partager.

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