Plannings :: Planifier tes activités

 

[Outils pour t’organiser #5]

Outils « papier » 1/4

Plannings :: Planifier tes activités

Cet article fait partie d’une série de huit articles concernant les outils que j’utilise pour m’organiser. Pour retrouver la liste de tous les articles, clique ici.

.

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF.

Plannings :: Planifier tes activités

Si tu travailles à ton compte, tu t’es rapidement rendu compte qu’avoir un bon planning est primordial.

Et qu’il faut souvent jongler entre plusieurs plannings : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel.

Mais ce n’est pas facile, car personne ne nous a appris à les utiliser et à les remplir efficacement.

.

Il faut que tu développes une discipline qui te permette d’être efficace sans te sentir débordée.

.

J’ai mis longtemps à trouver un rythme de travail, et l’organisation de mon temps qui allait avec. J’ai lu et essayé pas mal de méthodes. J’ai fini par créer la mienne. Elle est simple et efficace. Je la suis sans me poser de question.

.

Dans cet article, je vais plus loin que simplement te proposer des modèles de planning.

Je te décris :

  • comment je planifie mes trois prochains mois
  • ce que je mets dans mon planning mensuel
  • ma semaine de travail type
  • les différentes plages horaires de ma journée

.

Je te fournis aussi 10 conseils astucieux et 2 plannings à télécharger.

.

Définir des objectifs pour les trois prochains mois

Quel est ton projet principal ?

Quel niveau veux-tu avoir atteint dans trois mois ?

Quels sont les trois objectifs qui en découlent ?

.

Choisis un seul gros projet et au maximum trois objectifs.

En suivant plusieurs gros projets, tu risques de ne pas avoir assez de recul au bout des trois mois. Tu auras du mal à savoir quelle suite donner à tes projets.

Or, en prenant un seul gros projet, tu avanceras beaucoup plus vite. Au bout des trois mois, tu pourras voir une réelle progression.

.

Les avantages de faire un planning tous les trois mois sont :

  • assez long pour avoir suffisamment d’informations sur ton projet pour en tirer des conclusions satisfaisantes
  • assez court pour ne pas t’être investie trop longtemps si le projet doit être abandonné ou modifié
  • plus facile de garder un bon niveau de motivation sur trois mois

.

Conseil n°1 :

Une fois que tu as défini tes objectifs, ne reviens pas dessus.

Vas jusqu’au bout des trois mois, sinon tu perdras tous les bénéfices de cette méthode.

.

Ça m’arrive d’avoir des doutes pendant ces trois mois. J’ai envie de mettre en place de nouvelles idées qui vont changer le monde, d’essayer la super méthode que je viens de découvrir…

Je me retiens de changer mon planning actuel. Je note mes idées pour mon prochain planning sur Evernote. Lors de la création de mon nouveau planning, je les relis pour sélectionner les plus pertinentes.

Bien souvent, l’idée géniale qui allait révolutionner mon business n’est plus aussi attractive.

Eh oui ! Vouloir essayer de nouvelles idées, c’est souvent de la procrastination déguisée, ou de la peur d’avancer.

.

Suis ton planning des trois mois à la lettre.

.

Conseil n°2 :

Ton objectif doit être quantifiable et contrôlable.

.

  • quantifiable :
    • par un nombre

Par exemple :

            • Écrire 20 articles
            • Lire 3 livres sur les émotions
    • en répondant par oui ou non pour savoir si l’action est réalisée :

Par exemple :

            • Changer mon logo
            • Obtenir une certification de coach
  • contrôlable : ton objectif doit dépendre seulement de tes actions.

Par exemple, tu n’as pas la main sur l’augmentation de ton chiffre d’affaires. En revanche, tu l’as sur les actions qui ont une influence sur celui-ci.

Par exemple :

            • Créer une formation payante
            • Lancer une campagne publicitaire

.

Voici quelques pistes de réflexion pour préciser tes objectifs professionnels et personnels :

  • Tu veux créer des nouveaux produits ?

=> OK, mais combien exactement ? 1,2, 3 ou 10 ?

  • Tu veux développer une nouvelle activité ?

=> OK, mais quelle est la première étape ?

  • Tu veux lire plus ?

=> OK, mais combien de livres exactement ? Par semaine, par mois ?

  • Tu veux passer plus de temps avec ta famille ?

=> OK, mais combien de temps ? Et quand ?

  • Tu veux perdre du poids ?

=> OK, mais quelle est la première action à mettre en place pour y arriver ?

.

J’ai 2 gros projets pour ces trois premiers mois de l’année :

                            • créer du contenu sur le blog
                            • continuer de suivre une formation

Mes objectifs quantifiables et contrôlables sont :

                            • écrire un article par semaine de développement personnel à l’intention des entrepreneures, c’est-à-dire 13 articles en tout
                            • me lancer un défi d’écrire 30 articles sur le thème suivant « Te reconnecter à toi-même »
                            • suivre 3 modules d’une formation

.

Ne t’impose pas des objectifs qui ne sont pas réalisables en trois mois.

Fais simple et efficace.

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Planning mensuel

À partir de mon planning des trois mois, je détermine ce dont j’ai besoin de faire dans le mois.

.

Sur mon planning mensuel, j’y note :

  • mes actions professionnelles
  • mes activités personnelles
  • mes rendez-vous
  • les vacances et jours fériés
  • mes jours de repos

.

Je différencie le professionnel et le personnel par des couleurs différentes.

J’utilise aussi un feutre épais pour faire ressortir mes rendez-vous.

.

Ce planning est vraiment la base de mon organisation.

.

Conseil n°3 :

Je prépare succinctement les trois plannings mensuels dès la création du planning des trois mois.

Cela me permet de savoir si tout ce que je veux faire est possible dans ces trois mois.

.

Conseil n°4 :

Je rallonge systématiquement mes durées.

J’avais un défaut que j’ai corrigé grâce à Toggl. C’était celui de sous-estimer le temps passé pour faire quelque chose.

Maintenant, je pars du principe que je mettrais plus de temps que ce que j’espère.

Si au final, j’y passe moins de temps, je suis ravie. J’en profite pour prendre de l’avance ou savourer ce temps libre bien mérité.

Avant, je me sentais « nulle » de ne pas avoir réussi à faire tout ce que je voulais. Cette technique m’a enlevé une importante source de stress.

.

Conseil n°5 :

Il vaut mieux avoir une action importante par semaine sur trois semaines, que trois actions en même temps sur trois semaines.

Si tu as trois importantes actions à mener dans le mois, je te conseille de te focaliser sur une seule action à la fois.

Ne te lance pas sur les trois actions en même temps. Tu risques d’y perdre du temps et de l’énergie.

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Planning hebdomadaire

Je garde le même modèle de planning hebdomadaire toutes les semaines.

J’ai déterminé des jours pour chaque activité ou domaine d’activité.

.

Voici à quoi ressemble ma semaine :

  • Elle débute le mardi. Mon conjoint étant en week-end le dimanche et le lundi, ce sont des jours non travaillés pour moi aussi.
  • Les mardis, jeudis, vendredis et samedis, je les consacre à mon activité professionnelle.
  • Le mercredi, c’est le jour de mon cours de yoga. Comme mon organisation n’est pas la même que sur les autres jours, je consacre cette journée à mes rendez-vous, ou pour passer des appels téléphoniques, ou pour des activités personnelles.

.

À l’époque où j’avais plusieurs domaines d’activités professionnels, je m’étais imposé une journée pour chaque. Je me forçais à rester sur un seul seul domaine d’activités dans la journée. Cela m’évitait d’embrouiller mon cerveau. Je me focalisais sur un seul domaine. Si j’avais une urgence ou une obligation, j’interchangeais les deux jours. Voici ce que pouvait être mon planning hebdomadaire à l’époque :

                            • le mardi était consacré à mes activités de free-lance (correction orthographique de roman, mise en page de dossier, rédaction de contrat, création de tableau Excel, etc.)
                            • le jeudi et le samedi, je travaillais sur mon blog
                            • le vendredi, c’était mes activités liées au coaching

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Conseil n°6 :

Je ne planifie rien le samedi.

Je définis les actions bien précises à faire pour les autres jours.

Je garde mon samedi pour :

  • faire ce que je n’ai pas le temps de finir
  • gérer les imprévus
  • prendre de l’avance
  • faire mon planning pour la semaine prochaine

.

Planning quotidien

J’ai déterminé des plages horaires dans ma journée pour les différentes actions que je dois faire :

  • Jusqu’à 9h30 : Routine matinale
  • 9h30-11h30 : Activité professionnelle
  • 11h30-13h : Pause déjeuner
  • 13h-15h30 : Activité professionnelle
  • 15h30-16h : Pause
  • 16h-17h30 : Formation, lecture, etc.
  • 17h30-19h : Administratif professionnel

.

En toute honnêteté, j’ai mis des alarmes sur mon smartphone pour m’aider à suivre ce planning.

.

Conseil n°7 :

Je ne travaille pas sur mon ordinateur après le dîner.

En étant à mon compte, j’ai toujours l’impression de ne pas travailler assez. J’ai beau savoir que ce n’est pas la quantité qui compte mais la qualité, j’ai quand même envie d’en faire toujours plus. Je ne sais pas si tu es comme moi…

J’avoue que j’ai souvent envie de retourner travailler après le dîner. Très mauvaise idée pour moi car, si je reste devant l’ordinateur le soir, je dors nettement moins bien.

Du coup, pour me donner l’impression de travailler le soir, j’ai créé une liste de choses à faire sans ordinateur.

Si j’ai envie de travailler le soir, je le fais sans m’exploser les yeux et la tête devant l’ordinateur. C’est un bon compromis.

Et je me suis limitée à un soir maximum de travail devant l’ordinateur par semaine, et seulement si c’est vraiment nécessaire.

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Pour aller plus loin…

Des études ont prouvé qu’on pouvait être au top de nos aptitudes seulement quatre heures par jour.

Au-delà, notre efficacité diminue, ainsi que notre attention et notre énergie.

.

Conseil n°8 :

Détermine quand se situent les quatre heures où tu es la plus performante.

Moi, c’est clairement le matin et le début d’après-midi. J’ai un petit regain d’énergie entre 18h et 19h. J’ai fait mon planning quotidien en fonction de ces plages horaires.

.

Fais les activités qui te demandent le plus d’énergie ou celles qui sont les plus stratégiques pour ton business.

Optimise ces quatre heures.

.

D’après certaines études, il est conseillé de ne travailler que quatre heures par jour.

Cela éviterait le burn-out.

Mais alors, que faire le reste de la journée ?

Glander sur le canapé ? Très peu pour moi.

.

Heureusement, il existe de nombreuses activités enrichissantes et instructives qui font avancer ton business, sans travailler dessus directement.

En t’améliorant personnellement, ton activité professionnelle en sera également améliorée.

Par exemple, tu peux :

  • faire une activité sportive
  • t’oxygéner l’esprit en faisant une balade
  • lire un livre éducatif ou un bon roman
  • te former (séminaire, MOOC, coaching, etc.)
  • avoir une vie sociale
  • t’épanouir dans ta passion
  • faire ce qui te fait du bien

.

Se sentir bien dans sa peau et dans sa tête, c’est indispensable pour faire évoluer son business sans y laisser sa santé ou perdre toute vie sociale.

.

Conseil n°9 :

Je te conseille de faire des pauses.

Pourquoi un tel conseil ?

La réponse dans cet article : Les PAUSES, pour les glandeuses ?

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Conseil n°10 :

Pense à ralentir pour économiser ton énergie !

Pour en savoir plus, lis cet article : RALENTIR pour ne pas dépérir

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

.

Plannings à télécharger

Je me suis créée mes propres plannings à remplir. Je te les offre.

Clique sur les images ci-dessous pour les télécharger.

.

Planning mensuel à télécharger :

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF

Planning quotidien à télécharger :

Planning - Décision - Entrepreneure - Se Réaliser Au Féminin @SRAF.

.

J’espère que ces plannings et mes explications te permettront d’avoir une organisation efficace.

Il ne te reste plus qu’à :

  • fixer tes objectifs
  • lister les tâches à faire
  • définir les délais à respecter
  • prioriser tes actions
  • choisir tes horaires de travail et de repos

Et remplir tes plannings. 😉

.

.

Que penses-tu de mon système ?

As-tu des questions ? Des conseils ? Un témoignage ?

Merci de le partager dans les commentaires ci-dessous avec les lectrices du blog Se Réaliser Au Féminin.

.

.

Crédits photographiques : Aurélia T.

Si tu penses que cet article pourrait être utile à quelqu’un, merci de le partager.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.