Comment GAGNER du temps en s’organisant ?

Comment j’ai pu oublier de payer cette facture ? Pourquoi j’ai l’impression d’avoir autant de choses à faire en fin de journée qu’au début ? Pourquoi je n’arrive pas à respecter mes délais?

Ces questions, on se les ait toutes posées au moins une fois. Avoir l’impression d’être débordée dès le matin, c’est fort désagréable, que ce soit chez vous ou au travail. Mais pourquoi en arrivons-nous là ?

C’est généralement dû à un problème d’organisation.

Dans cet article, je vous partage mes astuces pour s’organiser. Un vrai coup de pouce pour gérer votre temps avec efficacité.

I- 5 actions indispensables pour vous organiser

Horloge - Se realiser au Feminin

Que vous receviez un mail, un courrier, une demande, ou que cela soit une tâche que vous vous êtes imposées vous-même, elle doit obligatoirement faire partie d’une de ces 5 catégories suivantes :

supprimer : si l’information ne vous est pas utile, débarrassez-vous-en ! N’imaginez pas qu’elle pourra vous servir un jour.

transmettre/déléguer : plus vite vous aurez transmis votre demande, plus vite la personne l’étudiera.

ranger : ne laisser rien à vue dont vous n’avez pas besoin immédiatement.

planifier : si vous ne faites pas la tâche aussitôt, planifiez-là sans perdre de temps. Cela vous évitera de l’oublier.

faire : si la tâche vous prend 5 à 10 min, faites-la sur-le-champ.

La catégorie qui nous importe le plus ici est la planification, je la développe dans la partie suivante.

Cependant, si vous souhaitez que je fasse un article sur les autres catégories, faites-le-moi savoir dans les commentaires en bas de cet article.

II- Pourquoi créer votre “To Do List” ?

Cela nous est toutes arrivé de nous dire : “Ah bah ça,  je ne risque pas d’oublier de le faire ! ”. Et puis effectivement, vous y repensez souvent, mais pas au “bon moment”, et vous finissez par y penser trop tard… Alors, notez ! Soulagez votre mémoire ! Atténuez votre stress ! Et ne culpabilisez plus d’avoir oublié !

Faites une liste de choses à faire, ou “To Do List”,  qui énumère, comme son nom l’indique, tout ce que vous avez à faire. 

Gardez-la toujours à proximité, ou enregistrez-la sur votre téléphone ou votre cloud.

Cette liste vous évitera de “chercher quoi faire” quand la précédente tâche sera effectuée, ou lors de vos temps morts (transport en commun, attente lors d’un rendez-vous, …).

to do list - Se realiser au Feminin

Et surtout, priorisez cette liste, pour être sûr de toujours faire l’action la plus importante avant celles qui peuvent attendre.

Pour hiérarchiser mes actions, j’utilise la matrice d’Eisenhower qui permet de les classifier en 4 groupes :

1- important et urgent

2- important et non urgent

3- non important et urgent

4- non important et non urgent

Les tâches du premier groupe sont à faire en priorité, puis celles du deuxième. Pour celles du troisième groupe, voyez si le degré d’urgence peut être amoindri. Celles du dernier groupe peuvent clairement être reportées.

Au début, cela peut sembler fastidieux de classer vos tâches car elles vous sembleront certainement toutes importantes et urgentes. Mettez vos émotions de côté et posez-vous les questions suivantes : Pourquoi cette tâche est importante ? Est-ce pour atteindre mes objectifs ou pour faire plaisir ? Pourquoi est-elle urgente ? Ai-je un délai à respecter ?

Avec la pratique, cet outil vous évitera de regretter d’avoir fait une action plutôt qu’une autre.

III – Comment mettre en place une planification efficace ?

N’organisez pas votre semaine à la louche. Soyez précises !

Faites des plannings pour votre journée et votre semaine.

Définissez vos objectifs et toutes les actions que vous souhaiteriez avoir accomplis dans le mois, dans l’année, d’ici 5 ans et d’ici 10 ans.

Chacun de ces plannings, journaliers, mensuels, annuels, doit contenir des actions qui vous permettent d’atteindre vos rêves, vos objectifs.

Cela vous permettra avoir une idée claire d’où vous voulez aller et de prendre les décisions en accord avec vos rêves et votre ambition.

s'organiser - Se realiser au FemininLa planification diminue le stress et la perte de temps.

En débutant votre journée, vous devez déjà l’avoir planifiée.

Pour chaque journée, vous devez avoir identifié les 3 actions les plus importantes à faire, celles qui, si vous les avez réalisées, vous donneront un sentiment d’accomplissement. Ne perdez pas de temps : commencez par ces actions ! Dès que vous les aurez réalisées, vous aurez l’impression d’avoir “gagner” du temps.

Après avoir noté vos rendez-vous et vos réunions, organisez votre planning hebdomadaire en utilisant la technique des grosses pierres. C’est-à-dire planifier les actions qui vous demanderont le plus de temps. Ainsi, ce sera plus facile d’intercaler les activités moins longues dans les lapses de temps qu’il vous restera.

Laissez-vous du temps pour

les imprévus, vos pauses et vos loisirs.

 

 

Si vous avez d’autres astuces, des techniques que vous utilisez pour vous organiser, merci de les partager dans les commentaires ci-dessous.

Je désire toujours apprendre de nouvelles méthodes, et je suis sûre que cela intéressera aussi les autres lectrices.

Et si vous souhaitez en savoir plus sur des notions que j’ai évoquées dans cet article, dites-le-moi aussi dans les commentaires.

 

Crédits photographiques : Aurélia T.

5 commentaires

  • Marine

    Moi j’ai commencé depuis bientôt un mois un journal bujo . j’écris tout ce que je dois faire. Par exemple, mes tâches ménagères de la semaine, mes rendez-vous importants, ce que j’ai envie de manger, et tout ce qui me passe par la tête… les attitudes positives, mes accords toltèques, tout ce qui me donne envie d’avancer et d’aller mieux. tes conseils vont être en exécution dans mon journal bujo dans les jours à venir.

  • Nelly Bernard

    Bonjour Aurélia ,

    Ces rendez -vous que tu nous offres avec tes posts vont devenir indispensables pour moi ,je le sens…
    Je commence dés à présent mes bonnes résolutions… grâce à ce blog je vais prendre de l’avance …!!
    Merci pour ce que tu fais .

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